Heb jij een bedrijfspand of bijvoorbeeld een hotelcomplex waar zich diverse vergaderruimtes in bevinden? En merk je dat het beheren van de boekingen van deze vergaderzalen niet altijd even vlot verloopt als dat je zou willen? Dan is de kans groot dat de software die je gebruikt om je boekingen te beheren en bij te houden niet goed genoeg is om alles op rolletjes te laten verlopen. Als je graag dit beheer efficiënter en vooral ook foutlozer wenst te laten verlopen, dan is het aan te raden eens over een room management systeem na te denken. Het is immers zo dat wanneer je zo’n systeem eenmaal hebt geïntegreerd en het werkt goed, al dan niet onder de bezielende leiding van een capabele room manager, dat je dan nergens nog omkijken naar hebt. Klinkt dat al interessant? Lees verder om meer te weten over room management systemen. Zo leer je ook aan welke eisen een echt goed systeem voldoet en wat je ermee moet kunnen aanvangen.

Ruimtes reserveren

Dit is een van de belangrijkste functies van elk gerespecteerd management systeem. Uiteraard moeten mensen die daartoe bevoegd zijn altijd in staat zijn een ruimte te reserveren voor een bepaalde dag en voor een zeker tijdstip. Het handigst zou zijn als dit ook nog eens op verschillende manieren zou kunnen, bijvoorbeeld via internet, via Outlook of via een speciaal daarvoor te installeren app op de smartphone of tablet. Even goed kun je via deze manieren natuurlijk zien welke ruimte wanneer nog niet gereserveerd en dus beschikbaar is.

Extraatjes bij reservering

Het hangt uiteraard een beetje af van de aard van de vergaderingen en de aantallen mensen die deze bijeenkomsten bijwonen, maar toch: de mogelijkheid van extra opties bij het maken van een reservering wordt dikwijls met zeer groot enthousiasme ontvangen. Een goed room management systeem toont jou als het goed is direct alle mogelijkheden wanneer je voor een bepaald moment een reservering maakt. Onder mogelijkheden verstaan we hierbij bijvoorbeeld het aantal personen dat aanwezig zal zijn en welke voorzieningen voorhanden moeten zijn. Als deze informatie direct doorkomt bij de persoon die de ruimte voorbereidt, dan weet deze ook meteen waar hij of zij aan toe is. Vervolgens ben jij als organisator ervan verzekerd dat je een gestroomlijnd lopende vergadering zult hebben. 

Bijboeken

Vergaderingen lopen vaak uit, dat is iets dat iedereen die vaak vergaderingen heeft meegemaakt kan beamen. Als je hierop wilt inspelen, zoek dan naar een room management systeem waarbij je tijdens een vergadering een bepaalde tijd kunt bijboeken. Weliswaar kan dit problematisch zijn voor eventuele reserveringen die (kort) na jou gepland zijn, maar mocht een vergadering uitlopen, dan is het natuurlijk altijd het best om daar snel en eerlijk over te communiceren.

Schade in vergaderzaal

Zoals in alle ruimtes van een pand kan er in een vergaderruimte weleens iets kapot gaan of schade oplopen. Typische objecten in een vergaderzaal zijn een beamer en een airco. Is er iets stuk of buiten werking? Dan zou het handig zijn als je een room management systeem had waarmee je onmiddellijk iemand kunt inschakelen die deze schade kan repareren, of die deze reparatie in ieder geval in gang kan zetten. Zoek dus zeker een systeem dat aansluit op deze gemaksfunctie.

Integratie met software van jouw organisatie

Een reservering of een boeking maken is één ding, maar ervoor zorgen dat deze reservering bij iedereen bekend is, is een ander paar mouwen. Of je nu werkt met Exchange, Outlook of een andere applicatie voor onderlinge communicatie, een room management systeem waarbij integratie in jouw software mogelijk is, is wel een echt grote pré. 

Portal

Tenslotte kunnen we zonder schroom stellen dat een fatsoenlijk ingericht room management systeem uiteraard beschikt over een centraal portal waarop alle gebruikers en bevoegden ‘live’ dezelfde informatie te zien kunnen krijgen. Onder deze informatie kun je een hoop verschillende zaken verstaan; dit hangt grotendeels af van de voorkeuren die binnen jouw organisatie leven. Evenwel valt er hierbij te denken aan gegevens over (uiteraard) reserveringen en bezettingsgraden. Ook moet het mogelijk zijn om wijzigingen direct te kunnen opmerken en inzien. Dit kan gelden voor het (al eerder benoemde) uitlopen van een vergadering, maar ook moet je simpelweg kunnen zien hoe lang een bepaalde vergadering nog precies zal duren. Een dergelijk portal kan je heel waardevolle informatie verschaffen. Vooral als er met enige regelmaat dingen spaak lopen is dit de eerste plek waar je dit opmerkt. Op basis van de getoonde informatie is het vervolgens aan jou om het reserveringsbeleid aan te passen of ‘overtreders’ op hun verantwoordelijkheden te wijzen.